Automatiser l'allocation des stocks et les achats dans le leasing automobile

Contexte & Objectifs

Un prestataire de leasing automobile en Belgique souhaitait optimiser son stock et prendre de meilleures décisions d'achat.

L'entreprise gère les changements de pneus été/hiver pour les véhicules en leasing, en attribuant à chaque voiture éligible deux paires de pneus issues des stocks ou d'un nouvel achat.

Par le passé, deux fois par an, le client passait d'abord plusieurs jours à dresser la liste des correspondances possibles pour son stock de pneus. L'analyse des données d'allocation de pneus était inefficace à bien des égards. Les collaborateurs manquaient de temps pour analyser les données et prendre des décisions plus stratégiques sur la base de ces chiffres.

Une fois la totalité du stock restant allouée, le client devait acheter de grandes quantités de pneus pour sa flotte. Selon plusieurs critères et contraintes, le client était éligible à des remises de gros variables. Choisir le bon fournisseur et identifier les bons de commande les plus rentables ajoutait de la pression à un autre processus manuel annuel très chronophage.

Pour gagner du temps dans l'allocation des pneus et les décisions d'achat, le client souhaitait un processus automatisé et s'est associé à Agilytic pour:

• Réduire drastiquement le temps consacré au reporting d'allocation des pneus

• Réduire les coûts en optimisant le stock de pneus restant

• Maximiser les remises potentielles que le loueur peut réclamer aux fabricants

Approche

Définir les contraintes pour l'allocation et l'achat

Tout d'abord, nous avons identifié les contraintes avec le client. Pour l'allocation du stock de pneus, si un pneu d'une paire est trop usé, le client attribue une autre paire de pneus à la voiture, selon différentes règles (ex: spécifications des pneus & lieux de stockage). Pour les achats, de nombreux types et modèles de pneus sont à prendre en compte.

Il existait des contraintes supplémentaires sur le plan opérationnel, par exemple:

• Les pneus hiver et été doivent être montés chez le même prestataire

• Des quantités minimales de commande doivent être garanties pour qu'un prestataire accepte une commande

• Des sets de pneus spécifiques peuvent être choisis parmi de nombreuses spécifications de pneus similaires

Optimiser l'allocation avec un algorithme 

Ensuite, nous avons collecté, organisé et nettoyé les données. Cela impliquait de rassembler et centraliser tout l'historique des stocks et de nettoyer les tables de flotte et de stock selon les critères définis.

Enfin, en seulement six jours de développement de code, nous avons créé un algorithme d'optimisation pour automatiser l'allocation du stock de pneus en traduisant le problème et les critères définis dans l'algorithme.

À partir de là, nous avons configuré les différentes exigences d'analyse de l'entreprise afin de filtrer les données pour tous les pneus donneurs possibles et trouver les correspondances potentielles pour chaque véhicule.

Développement d'une application d'achat

L'algorithme d'allocation étant développé, l'étape suivante consistait à optimiser l'achat de nouveaux pneus. Pour finaliser le projet, nous avons développé une application autonome pour recalculer les commandes optimales chaque année sans intervention du client.

Résultats

Grâce au nouvel algorithme d'optimisation et à l'application, notre client a pu:

• Allouer tout le stock de pneus restant et économiser des jours d'analyse

• Économiser immédiatement 100.000 € sur sa prochaine commande de pneus

• Passer de plusieurs jours à quelques minutes pour préparer le bon de commande

• Réaliser des simulations pertinentes en quelques clics à tout moment

En moins de deux minutes, une liste complète des pneus alloués est générée par l'algorithme, en respectant toutes les contraintes de l'entreprise. Les membres de l'équipe qui répétaient les mêmes tâches mois après mois peuvent désormais consacrer plus de temps à des analyses à forte valeur ajoutée.

Le client a également souligné que l'application d'analyse complète et d'optimisation des coûts a considérablement augmenté la satisfaction et la confiance de ses utilisateurs professionnels.